Les dix dernières années nous ont sans aucun doute appris à anticiper l’inattendu. La pandémie de COVID-19, la récession économique mondiale, les guerres et les phénomènes climatiques extrêmes ne sont que quelques-uns des défis auxquels nous avons été confrontés au cours de la dernière décennie. Ces événements ont, à tout le moins, démontré la nécessité d’être prêt à faire face aux situations d’urgence.
De nombreux facteurs doivent être pris en compte en cas d’urgence. Toutefois, la clé d’une bonne gestion de ces situations réside dans la capacité de votre organisation à communiquer. Un plan de communication complet, l’utilisation de matériel adéquat et la formation sont les fondements qui vous aideront, vous et votre équipe, à faire face à l’imprévu.
Voici dix conseils pour faire en sorte que votre organisation soit prête à faire face à toutes les éventualités possibles.
Le premier conseil, et probablement le plus important, consiste à élaborer un plan de communication détaillé. Les meilleurs plans décrivent le matériel de communication qui sera utilisé, les personnes responsables de chaque équipement, les politiques et procédures relatives au fonctionnement du matériel et la manière dont les membres de votre organisation interagiront entre eux et avec les personnes extérieures à l’organisation. Les plans doivent identifier les outils et les méthodes de communication avant qu’une situation d’urgence ne se produise. De bons plans permettent à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde et facilitent l’ouverture et la fiabilité des canaux de communication dans toute situation.
Ensuite, il y a l’importance de la redondance. J’ai participé une fois à un exercice de formation au cours duquel les instructeurs ne nous ont donné qu’un seul type de radio pour communiquer. Compte tenu du terrain, c’était un mauvais choix. À mi-parcours d’un exercice de plusieurs jours, les instructeurs se sont aperçus que nous nous parlions en utilisant uniquement nos téléphones portables. Bien que contrariés, ils ont réalisé qu’ils avaient pensé à tort qu’un seul type de canal de communication suffirait. Votre système de communication doit être robuste et couvrir la radio, le satellite, l’internet et les réseaux mobiles. Les situations d’urgence ont tendance à surcharger les systèmes. Pour réussir, vous devez donc superposer vos réseaux de communication de manière à ce que, si l’un d’entre eux tombe en panne, vous ne restiez pas le bec dans l’eau.
Le troisième point de notre liste est l’importance de la formation. Si une catastrophe survient et que vous arrachez le plastique de vos radios neuves, vous êtes probablement dans le pétrin. Une formation périodique et des exercices d’entraînement sont essentiels pour réussir. La formation est l’une des meilleures méthodes pour renforcer la confiance et les compétences de votre équipe. La plupart des organisations bénéficieraient d’une formation mensuelle, mais une formation trimestrielle devrait être la fréquence minimale. Plus les formations sont fréquentes, plus votre équipe apprendra rapidement à mieux travailler les uns avec les autres et à développer une mémoire musculaire mentale et physique qui rendra la communication en cas d’urgence plus fluide et moins chaotique.
Outre la formation de votre personnel, il est également extrêmement important de veiller à ce que tous vos équipements soient en parfait état de fonctionnement. Les équipements de communication modernes combinent du matériel et des logiciels, et chacun d’entre eux doit faire l’objet d’un programme de maintenance régulier. Cette partie de la préparation ne consiste pas seulement à réparer ce qui est cassé. Il s’agit également de veiller à ce que la maintenance préventive soit effectuée. Commencez par suivre les directives du fabricant pour chaque équipement que vous possédez. Ensuite, établissez un calendrier qui confie à des personnes spécifiques la responsabilité d’effectuer des contrôles réguliers de tous les équipements. Une telle approche proactive contribuera à garantir que, en cas d’urgence, votre matériel de communication ne vous laissera pas tomber.
Si vous avez déjà travaillé dans un environnement multi-agences, vous êtes probablement trop familier avec les difficultés liées à l’interopérabilité. Imaginez les diverses organisations qui interagissent avec vous en cas d’urgence. Vous travaillerez probablement avec les services d’urgence, diverses organisations d’aide et peut-être même avec l’armée. Chacun d’entre eux disposera de son propre équipement de communication et il est vital de pouvoir communiquer de manière transparente entre les différentes parties prenantes. Si vous avez de la chance, vous disposerez d’un équipement qui facilite l’interopérabilité. Dans le cas contraire, vous devrez vous assurer que vous savez comment utiliser vos outils et vos procédures opérationnelles standard pour établir et maintenir la communication avec les personnes qui vous entourent.
Notre sixième conseil concerne la cybersécurité. Il n’est pas nécessaire d’être dans une situation d’urgence pour savoir que les menaces en matière de cybersécurité sont réelles et qu’elles nous entourent. Malheureusement, même dans des périodes chaotiques comme les catastrophes naturelles, les cybercriminels sont prêts à bondir et à tirer parti de la situation. Votre système de communication doit être doté des protections nécessaires pour répondre à une cyberattaque, en particulier dans les situations d’urgence. Les pares-feux, les logiciels de sécurité et les protocoles d’exploitation stricts sont autant de moyens de se prémunir contre les cybermenaces. En investissant dans la cybersécurité, vous pouvez protéger votre équipement et sauver des vies. Veillez à inclure la mise à jour de vos mesures de cybersécurité dans votre plan de maintenance préventive. Les cybermenaces évoluent sans cesse et la plupart des organisations devraient donc s’en préoccuper quotidiennement.
L’alimentation en électricité est souvent négligée lorsqu’il s’agit de la capacité de survie de votre réseau de communication. Que vous ayez besoin de batteries, d’électricité, d’énergie solaire ou d’autre chose, vous devez prévoir d’être autosuffisant. Les réseaux électriques tombent souvent en panne en cas d’urgence, ou vous pouvez vous retrouver dans une zone éloignée de toute source d’énergie, par exemple lors de la lutte contre les incendies de forêt. Un système d’alimentation robuste ou de secours est votre meilleure défense dans ce cas. Si vous utilisez des piles, assurez-vous d’en avoir en réserve. S’il s’agit de piles rechargeables, réfléchissez à la manière dont vous les rechargerez sans passer par le réseau électrique. Les générateurs sont une autre option intéressante. Quelle que soit la solution la plus adaptée à votre équipe, veillez à ne pas dépendre d’une seule source d’énergie pour votre équipement.
Lorsque le matériel n’est pas utilisé régulièrement, il a tendance à se retrouver dans une pile de stockage et devient difficile à trouver. Notre huitième conseil consiste à dresser un inventaire détaillé de votre matériel de communication. Tout doit avoir une place sur votre feuille d’inventaire et un emplacement désigné dans votre entrepôt. Assurez-vous d’enregistrer les numéros de série et réfléchissez à la manière dont les articles doivent être placés ensemble. Les bouteilles d’eau supplémentaires n’ont pas besoin d’être placées au-dessus d’un équipement radio coûteux. N’oubliez pas d’inclure une feuille d’émargement avec le matériel afin de savoir qui a sorti quoi que ce soit de l’entrepôt.
Notre avant-dernier conseil est étroitement lié à l’interopérabilité. En plus de vous assurer que votre matériel peut communiquer avec le matériel extérieur à votre organisation, vous devez faire de même avec les personnes. Les situations d’urgence rassemblent de nombreuses parties prenantes. Il s’agit notamment des personnes touchées par la catastrophe, du gouvernement, des organisations à but non lucratif et des premiers intervenants, pour n’en citer que quelques-uns. Ne vous retrouvez pas dans une situation où vous travaillez pour la première fois avec des personnes extérieures à votre équipe dans le chaos d’une situation d’urgence. Coordonnez-vous régulièrement avec les parties prenantes et organisez des exercices de formation conjoints dans l’intérêt de toutes les parties concernées.
Enfin, ne cessez jamais d’évaluer et d’améliorer votre plan. Au moins une fois par an, vous et votre équipe doit examiner le plan de communication en cas d’urgence et décider s’il doit être modifié. Une bonne pratique à incorporer consiste à rédiger des rapports d’action après une formation ou un événement réel. Ces rapports n’ont pas pour but de désigner qui a fait une erreur, mais plutôt d’identifier les lacunes du plan et les solutions potentielles à ces lacunes. Lorsque les rapports après action sont utilisés correctement, ils peuvent minimiser de manière significative les risques pour votre réseau de communication.
L’histoire continue de nous montrer à quel point il est important d’être préparé à l’inattendu. En suivant les dix conseils de cet article, vous pouvez améliorer considérablement la résilience de votre réseau de communication en cas d’urgence. Avec un plan de communication détaillé et bien contrôlé et en mettant l’accent sur la formation, la maintenance et l’interopérabilité, vous pouvez facilement être prêt à faire face aux situations d’urgence.
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