L’ajout de nouveaux dispositifs de communication peut considérablement améliorer les capacités d’une unité ou d’une organisation. Or, des solutions durables et fiables qui peuvent être déployées rapidement sont nécessaires pour assurer l’efficacité des communications des forces militaires et des services publics. Une équipe doit ainsi disposer du meilleur matériel pour réussir sa mission.
En général, l’acquisition de nouveaux dispositifs de communication, notamment de matériel de communication tactique, ne représente pas l’élément le plus délicat d’un processus d’amélioration. Le véritable défi, c’est d’intégrer le nouveau matériel une fois acquis.
Les leaders de tous niveaux de même que les utilisateurs finaux connaissent la frustration qu’entraîne l’apprentissage de l’utilisation d’un nouveau matériel de communication. Trop souvent, on impose l’emploi de nouveaux appareils aux utilisateurs finaux en leur fournissant peu ou pas de formation. Résultat : frustration et diminution de l’efficacité de l’ensemble des capacités de communication du groupe.
L’un des meilleurs moyens d’intégrer de nouveaux dispositifs de communication consiste à suivre les étapes proposées par le modèle d’amélioration continue. Bien que le modèle ne soit pas parfaitement adapté à tous les systèmes, les quatre étapes du processus amélioreront considérablement l’expérience de chaque utilisateur et contribueront à maximiser les bénéfices du nouveau matériel.
Modèle d’amélioration continue
- Planification
- Réalisation
- Vérification
- Action
Planification
La planification est l’étape la plus importante du processus d’amélioration continue. En tant qu’ancien major du Marine Corps des États-Unis, j’ai constaté à maintes reprises que l’absence de la planification, notamment en ce qui concerne le nouveau matériel de communication, entraînait beaucoup de frustration. L’étape de la planification établit ainsi les conditions propices à la réussite du processus.
La première partie de la planification consiste à désigner un leader qui se chargera d’orchestrer l’intégration du nouveau matériel. Le leader doit être une personne disposée à participer activement à ce genre de projet. Sans quoi, l’affectation d’une personne qui ne s’investit pas personnellement dans la réussite du projet peut nuire au processus d’intégration.
Les sociétés les plus recherchées comme partenaires offriront de la formation sur leur matériel de communication. Il importe ainsi que le leader choisi assiste à des cours de formation des formateurs (« train-the-trainer ») s’ils sont offerts. Quelques journées consacrées à l’apprentissage auprès de formateurs qualifiés aideront le leader à mieux connaître le matériel et à encourager toute l’équipe à adopter les nouveaux dispositifs.
L’établissement d’objectifs est la partie suivante de cette étape. Déterminez les résultats que vous souhaitez obtenir de l’utilisation de ce nouveau matériel. Dressez la liste des démarches à entreprendre pour atteindre ces objectifs et aidez le leader désigné à sélectionner un groupe de personnes qui seront responsables de chaque démarche. Il importe de définir clairement des objectifs et des actions réalisables.
Enfin, rassemblez tous les manuels et le matériel connexe qui faciliteront la formation relative à ces nouveaux dispositifs. Si les manuels portent trop à confusion, prenez le temps de créer vos propres outils de formation en utilisant ces manuels comme guides. Vous connaissez votre équipe mieux que quiconque. Créez des outils de formation qui seront aisément accessibles à votre personnel. Il importe de ne pas omettre cette étape pour éviter toute résistance au changement, surtout de la part des utilisateurs finaux.
Réalisation
Une fois l’étape de la planification terminée, vous êtes prêt à initier à votre nouveau matériel de communication les leaders et les utilisateurs finaux qui ne font pas partie de l’équipe de planification. La formation et la mise à l’essai sont les deux actions principales de cette étape du modèle d’amélioration continue. Bien qu’elles soient des tâches distinctes, elles sont menées parallèlement.
La formation est assez simple et elle comprend la présentation du matériel que vous avez rassemblé et créé à l’étape de la planification en salle de classe. Pour certaines unités, il y aurait intérêt à offrir la formation sur le terrain.
Il faut bien tenir compte de votre auditoire dans son ensemble durant le processus de formation. Certains membres de votre organisation auront uniquement besoin de connaître les capacités et le mode d’utilisation du matériel, tandis que les utilisateurs finaux auront besoin de connaître plus à fond comment utiliser le matériel et résoudre des problèmes en cas de dépannage sur le terrain. Il est recommandé d’enseigner uniquement le contenu que chaque groupe doit connaître.
La mise à l’essai est partie intégrante de la formation; cependant, elle est suffisamment importante pour être considérée comme un élément distinct du processus. Chaque être humain est différent; d’ailleurs, les personnes apprennent et retiennent l’information à des rythmes différents. À certains moments au cours de la formation, assurez-vous que tous les étudiants comprennent pleinement le sujet abordé.
Il est recommandé d’éprouver le matériel de communication lors d’évaluations pratiques sur le terrain. Même si votre matériel est muni de fonctionnalités simples à utiliser comme celles présentées dans la vidéo portant sur la facilité de démarrage des dispositifs de Base Camp Connect en cinq minutes (« 5-minute boot time »), il est conseillé de s’assurer que tous les utilisateurs finaux savent comment redémarrer le système eux-mêmes, et ce, même après un arrêt brusque des communications.
Vérification
L’ajout fructueux de nouveau matériel au système de communication d’une unité est un processus continu. Les nouveaux membres du personnel doivent être formés à l’utilisation des dispositifs, les gens oublient souvent ce qu’ils ont appris et, parfois, les utilisateurs finaux trouvent de meilleures façons de faire fonctionner leurs dispositifs que celles prévues par les planificateurs et les formateurs.
À cette étape, il est essentiel de vérifier, peut-être tous les trois mois, comment se déroule le déploiement du matériel sur le terrain. Rencontrez les membres de votre équipe qui utilisent le plus le matériel et recueillez leurs commentaires.
Voici quelques questions pertinentes à poser pour ce faire :
- Le matériel de communication fonctionne-t-il comme prévu?
- Avez-vous rencontré des problèmes en utilisant le matériel?
- Comment le matériel pourrait-il être amélioré?
- Utilisez-vous le matériel d’une quelconque manière différente de celle que vous avez apprise durant la formation? Le cas échéant, pourquoi?
L’étape de la vérification aide non seulement à se faire une idée des connaissances retenues ou non par les membres de l’équipe, mais également à améliorer l’utilisation du matériel au sein de l’organisation.
Action
L’étape finale du processus est liée à l’étape de la vérification. Après avoir examiné comment se déroule l’utilisation du matériel sur le terrain et à quel point l’équipe a retenu l’information transmise durant la formation, vous êtes à même d’évaluer l’intégration du nouveau matériel et d’effectuer des modifications au besoin. Pour certains membres de l’équipe, aucune action ne sera nécessaire. Pour d’autres, il est possible que vous deviez revenir à l’étape de la réalisation pour enseigner de nouveau l’utilisation du matériel selon ce que vous découvrirez durant l’étape de la vérification.
À cette étape, il est crucial d’être proactif en vue de maximiser l’efficacité du nouveau matériel de communication. Si les utilisateurs finaux ne croient pas que les leaders ont confiance en l’efficacité du matériel, ils seront plus susceptibles d’oublier comment l’utiliser. En outre, si un membre de l’équipe décèle un élément des connaissances liées au matériel qui nécessite une séance de formation de rappel, prenez le temps de revoir cette partie de la formation avec l’équipe. Faites les démarches nécessaires, puis refaites le processus complet.
Si votre unité bénéficie d’un matériel de communication simple, portable et configurable, tirez le meilleur parti de votre achat. Utilisez les étapes du cycle de l’amélioration continue pour intégrer le nouveau matériel aussi simplement et avantageusement que possible.
Si vous recherchez du matériel de communication durable et fiable, communiquez avec les spécialistes de Base Camp Connect pour explorer comment ils peuvent vous aider à surmonter les défis que posent les communications d’aujourd’hui et de demain.
