De l’acquisition à l’adoption : réussir l’intégration des technologies de communication avec l’approche BCC
L’arrivée d’un nouvel équipement de communication peut donner l’impression d’être en vacances. Déballer un objet qui facilitera probablement votre travail en tant que premier intervenant ou qui étendra vos capacités actuelles peut être excitant. Lorsque j’étais responsable du matériel d’une équipe de recherche et de sauvetage, mes sentiments étaient quelque peu mitigés à l’arrivée d’une nouvelle pièce d’équipement.
J’étais bien sûr ravi de voir du nouvel équipement, mais je savais aussi qu’il faudrait l’enregistrer dans notre système et s’assurer qu’il serait utilisé correctement. En tant qu’équipe entièrement bénévole, notre formation avait lieu une fois par mois, de sorte qu’il n’était pas toujours facile de former tout le monde sur les nouveaux équipements de communication.
Il n’était pas rare que les membres de l’équipe qui n’avaient pas suivi la formation aient besoin d’une instruction sur place au cours d’une recherche. Cette expérience a renforcé ma conviction qu’il est important de former son équipe à l’utilisation de nouveaux équipements. Cela est particulièrement vrai lorsque le matériel est de nature technique, comme c’est généralement le cas pour le matériel de communication. Des capacités de communication dégradée lors d’événements réels ne sont jamais une bonne chose.
La vitesse à laquelle la technologie progresse a un effet profond sur les capacités de communication. On peut penser par exemple à la façon dont l’intelligence artificielle (IA) semble avoir été intégrée dans tout, depuis nos recherches sur Internet jusqu’aux menus de commandes au volant, apparemment du jour au lendemain. Les équipements de communication évoluent rapidement.
Les premiers intervenants doivent suivre ces progrès, car les nouveaux outils de communication amélioreront considérablement le partage des renseignements et la coordination des efforts, ce qui contribuera en fin de compte à garantir la sécurité publique. Il est essentiel d’avoir un programme de formation en place pour permettre à chacun de tirer le meilleur parti des nouveaux outils de communication.
Composantes d’un programme de formation efficace
Les programmes de formation peuvent prendre diverses formes. J’ai constaté que les meilleurs programmes de formation des premiers intervenants sur les nouveaux équipements de communication intègrent au moins les six éléments suivants.
- Formation initiale
- Formation continue
- Formation basée sur des scénarios
- Formation interorganisme
- Évaluation et rétroaction
- Mise à jour et rafraîchissement des connaissances
Lors de l’introduction de nouveaux équipements de communication, commencez par comprendre le niveau de formation nécessaire. Vos collaborateurs sont-ils déjà familiers avec ce matériel? Est-il semblable à autre chose que vous utilisez déjà? Examinez les formations dont vous et votre équipe disposez déjà et déterminez les lacunes à combler.
En ce qui concerne la formation continue, les premiers intervenants doivent être tenus au courant de tout ce qui touche à l’équipement ou à la manière dont il est utilisé. En raison de la nature technique du matériel de communication, un membre en particulier dans l’équipe doit être chargé de suivre les mises à jour publiées par le fabricant. Lorsque des mises à jour sont publiées, l’équipe doit en être informée.
Je suis un grand partisan des formations basées sur des scénarios. Une fois que les premiers intervenants ont reçu la période initiale d’instruction, des scénarios réalistes contribuent à concrétiser l’application réelle des nouveaux outils. Ce type de formation permet de mieux comprendre l’équipement, de renforcer les compétences de l’équipe en matière de résolution de problèmes et de conforter la confiance dans l’équipement et ses capacités.
Peu de premiers intervenants travaillent dans une bulle. La plupart des organisations travaillent avec d’autres organismes pour accomplir leur mission. La formation interorganisme est semblable à la formation basée sur des scénarios, mais se concentre sur l’élaboration de procédures opérationnelles normalisées entre les organismes. Dans de nombreux cas, les organismes utiliseront différents types de matériel de communication. C’est pourquoi la formation doit se concentrer sur les questions d’interopérabilité et de partage des ressources.
La dernière composante de la formation est l’évaluation et la rétroaction. Les formateurs doivent suivre les performances des premiers intervenants au cours de la formation afin de repérer ceux qui pourraient avoir besoin d’instructions supplémentaires. Les premiers intervenants doivent également fournir une rétroaction sur le rendement de l’instructeur. Ensemble, les formateurs et les apprenants doivent élaborer un plan d’amélioration continue.
Mise en œuvre des programmes de formation
Maintenant que nous avons déterminé les composantes d’un programme de formation efficace, parlons de sa mise en œuvre. Chaque organisation est différente, mais les cinq étapes suivantes constituent une bonne base qui peut profiter à tout le monde.
- Déterminer les besoins de formation
- Élaborer un plan de formation
- Faire appel à des experts
- Utiliser la technologie
- Évaluer et ajuster
Lors de l’introduction de nouveaux équipements de communication, commencez par comprendre le niveau de formation nécessaire. Vos collaborateurs sont-ils déjà familiers avec ce matériel? Est-il semblable à autre chose que vous utilisez déjà? Examinez les formations dont vous et votre équipe disposez déjà et déterminez les lacunes à combler.
Une fois que vous connaissez les lacunes, vous pouvez commencer à élaborer un plan de formation. Comme nous l’avons déjà mentionné, un plan de formation complet comprend une formation initiale, une formation continue et des exercices représentant des situations réelles. Créez des buts et des objectifs clairs pour la formation. Il est important d’élaborer un plan détaillé du contenu de la formation et de la manière dont vous prévoyez présenter le matériel. N’oubliez pas de prévoir le temps nécessaire pour chaque phase de la formation.
Avec un peu de chance, vous ou quelqu’un de votre organisation aurez de l’expérience avec le nouvel équipement de communication ou un autre semblable. Si ce n’est pas le cas, vous devrez faire appel à des experts en la matière. Consultez d’abord la personne qui vous fournit l’équipement. Les fabricants sont généralement très heureux de vous aider à utiliser leur équipement de communication. Les autres organismes avec lesquels vous travaillez constituent aussi une excellente ressource. Il se peut que quelqu’un d’autre dans la région dispose déjà de cet équipement de communication et puisse vous aider à vous former et vous fournir des pratiques d’excellence qu’il a déjà découvertes.
N’oubliez pas d’utiliser la technologie qui peut aider à former les premiers intervenants à votre nouvel équipement. Il existe peut-être déjà des modules de cours en ligne, des formateurs virtuels ou des vidéos sur YouTube qui peuvent expliquer l’équipement et son utilisation. Vous pouvez également utiliser la technologie, comme les plateformes de réunion en ligne, pour entrer en contact avec des experts en dehors de votre région.
Évaluez régulièrement l’efficacité de votre programme de formation. L’une des meilleures méthodes consiste à utiliser les évaluations et la rétroaction des premiers intervenants que vous formez. Une rétroaction sincère peut contribuer à améliorer la formation et, en fin de compte, à rendre votre organisation beaucoup plus efficace dans des situations réelles. Vous devriez réévaluer vos méthodes de formation au moins une fois par année. Accueillez favorablement les occasions de rétroaction pour l’amélioration de vos méthodes de formation.
Résistance au changement
Lorsqu’on parle d’élaborer un programme de formation, il convient de souligner que l’on peut se heurter à une résistance au changement. Il est dans la nature humaine de se sentir à l’aise avec un type particulier de matériel de communication et d’être réticent à utiliser quelque chose de nouveau et d’inconnu. Le changement peut être déplaisant, voire effrayant. En tant que formateur, il vous incombe d’affronter cette résistance et de l’empêcher de nuire à l’adoption des nouveaux outils.
Commencez par communiquer les avantages de la technologie. Expliquez les avantages qu’elle présente par rapport aux outils de communication précédents et la façon dont elle améliorera les capacités et l’efficacité de l’équipe. Il peut être utile d’associer les apprenants à l’élaboration du programme de formation. Cela permet de susciter l’adhésion et l’appropriation. Si la résistance persiste, offrez du soutien et des ressources supplémentaires pour faciliter la transition vers le nouvel équipement.
Suivre l’évolution de la technologie
Maintenir les programmes de formation à jour peut représenter un défi, car les technologies de communication évoluent rapidement. Le maintien de partenariats avec les fabricants et les fournisseurs est une bonne façon de rester informé des derniers développements. Révisez régulièrement les programmes de formation et mettez-les à jour afin d’y intégrer les nouveaux outils et les nouvelles fonctionnalités. Le peu de temps que vous consacrez à vous tenir au courant vous profitera à maintes reprises.
L’arrivée d’un nouvel équipement de communication peut être enthousiasmante, mais elle pose aussi le problème de son intégration dans les systèmes existants et de la formation adéquate des premiers intervenants à son utilisation. Un programme de formation bien conçu est essentiel pour que les premiers intervenants puissent utiliser efficacement les nouveaux outils de communication, qui sont souvent complexes et techniques.
Les programmes de formation efficaces comprennent une formation initiale, une formation continue, des exercices basés sur des scénarios, une formation interorganisme, ainsi qu’une évaluation et une rétroaction continue. La mise en œuvre de ces programmes implique la détermination des besoins de formation, l’élaboration d’un plan détaillé, la communication avec des experts, l’utilisation de la technologie et l’évaluation régulière du programme. Vous pouvez surmonter les défis que représentent les contraintes de ressources et la résistance au changement, et contribuer à l’élaboration d’un programme de formation qui renforce votre organisation.
